Vocación de médico llevada a los números se convierte en excelencia para facturación en clínicas

“Cuando tienen la agenda llena, pero no facturan, es porque el flujo de la facturación está incorrecto. Hay que convertir esa agenda en una capacidad financiera que permita pagar las cuentas”, explica la cofundadora de LL Billing & Financial Services LLC, en entrevista exclusiva concedida a DIARIO LAS AMÉRICAS.

La contradicción no le resulta ajena. “Hemos tenido clínicas con una salud financiera a punto del cierre. Médicos excelentes con finanzas débiles terminan cerrando una compañía médica y eso definitivamente afecta a los pacientes”, advierte.

Entre los casos recientes menciona dos centros, uno de radio oncología, una especialidad dedicada al tratamiento del cáncer con radiación y otra de medicina primaria, cuya situación económica comprometía su permanencia. “Llegamos a cambiarles la historia, a virar por completo ese flujo financiero, y hoy han dado la vuelta y han duplicado su facturación”, sostiene.

Su equipo está integrado por 12 personas y presta servicios a más de 82 empresas médicas, con clientes en Florida, Texas, Oklahoma y Massachusetts. Detrás de esa estructura y de su forma de mirar los números hay una historia vinculada desde muy temprano a la salud.

Rodríguez cursó hasta el cuarto año de Medicina en Cuba antes de emigrar. Tras vivir en España y Brasil, se estableció en EEUU, un recorrido que interrumpió una carrera, pero no la vocación que la había llevado a comenzarla.

“Este negocio une mi pasión con la medicina. Es una manera de aportar al sistema de salud desde otra perspectiva”.

Comenzar de cero significó aprender otro idioma y descifrar las reglas de un sector desconocido. “Uno de mis retos fue el inglés. No tuve a nadie que me asesorara sobre la parte legal y me tocó estudiarla. Tenía miedo al fracaso, a pensar: ‘¿Y si no funciona?’. Después entendí que, si no funcionaba, por lo menos lo había intentado”.

De ahí que su conversación con los médicos no se limite a enviar reclamaciones. Su recomendación comienza con una frase que repite a cada cliente:

“Confía, pero verifica. Verifica que realmente tu trabajo haya sido facturado y qué porcentaje de esa facturación regresó a tu cuenta. Hay que confirmar que, si el seguro pagó, el dinero llegó; que el cheque no está extraviado y que no hay más denegaciones que pagos”.

El recorrido comienza en la recepción de la clínica. Allí se identifica el seguro del paciente, se verifica la cobertura, se determina el copago y se revisan posibles balances pendientes.

“El 80% comienza en el front desk. Ellos son la clave para que nosotros podamos terminar el proceso”, subraya, en referencia al personal que recibe al paciente.

La documentación clínica constituye el siguiente paso. Lo realizado durante la consulta debe quedar escrito y respaldar los códigos utilizados para presentar la reclamación.

“Los seguros te pagan por lo que haces con el paciente, realmente por lo que documentas por escrito. Nosotros no facturamos por facturar: equilibramos la nota médica con el código que corresponde”.

Presentar el reclamo no concluye el trabajo. Para Rodríguez, la diferencia está en lo que sucede después: “Mandar reclamaciones es una cosa; darles seguimiento y tener la perseverancia de luchar contra una entidad que no te quiere pagar es otro nivel. Ahí es donde hemos conseguido llevar los números de las oficinas médicas a otro nivel”.

El momento en que se envía la documentación resulta igualmente decisivo. “Nuestro plazo por contrato no sobrepasa los cinco días. Hoy trabajamos dentro de las 72 horas desde que el médico nos entrega la nota”, aclara. Ese tiempo corresponde a la presentación de la reclamación; la respuesta y el desembolso dependen de cada aseguradora.

El ciclo puede trabarse incluso antes de recibir al primer paciente. LL Billing gestiona los procesos de acreditación y afiliación con aseguradoras, además de la facturación y el seguimiento de cuentas.

“Detecté que las compañías de facturación no estaban asociadas con la parte inicial, que son las credenciales. Por eso nosotros comenzamos desde las credenciales hasta la facturación”.

Esa etapa suele generar confusión entre quienes establecen su propia oficina médica. “Muchos médicos creen que porque están inscritos individualmente en Medicare su compañía también lo está. No es así. El hecho de ser médico no basta para atender a los pacientes de una red; ellos revisan tu expediente y te permiten participar”, explica.

Al mirar atrás, Rodríguez reconoce que uno de sus errores como empresaria fue tolerar solicitudes que no cumplían los requisitos ante la promesa del cliente de asumir la responsabilidad.

“Me he dejado llevar por el ‘yo soy responsable’, pero en la posición que ocupo, entre el seguro y el médico, eso no lo podemos permitir. Tienes que hacer las cosas bien”.

La regla que fijó a partir de ese aprendizaje es directa: “Nosotros trabajamos bajo compliance. Si no estás en compliance, no te voy a facturar. Le devolvemos la reclamación al médico con el comentario de qué deficiencia tiene y por qué no podemos facturarla”. El término alude al cumplimiento de las normas que rigen la facturación médica.

Sus contratos permiten que cualquiera de las partes termine la relación si no está conforme con el trabajo. Otras demoras escapan del control de su equipo y dependen de las aseguradoras.

“Los límites muchas veces no los ponemos nosotros; los pauta el seguro. Lo que nos diferencia es seguir esos tiempos: me dijiste que son 30 días; llegaron los 30 días, estamos aquí y necesitamos una respuesta”.

Un episodio ocurrido a comienzos de año muestra la dimensión que pueden alcanzar esos problemas. Rodríguez rememora que una de las principales aseguradoras de Florida retiró simultáneamente a 265 médicos de su red.

“Nuestros clientes nunca se han quedado desamparados. Cuando la culpa ha sido de la aseguradora por problemas administrativos, les hemos llevado el caso hasta una resolución final”.

El mismo criterio, insiste, alcanza a su propia compañía. Al preguntarle cómo actuaría si un error de su equipo perjudicara económicamente a una clínica, responde sin rodeos:

“Si nuestra empresa afecta financieramente a una oficina médica, nosotros somos responsables. La culpa se asume financieramente, no solo de palabra, porque no estamos únicamente para cobrar, sino también para garantizar que nuestro trabajo esté bien”.

Si un paciente cuestiona una factura o no puede pagarla, la decisión final pertenece al centro médico. “Nosotros no tomamos decisiones financieras. Recibimos la necesidad del paciente y la consultamos con la clínica porque, en realidad, son sus finanzas. Podemos recomendar un plan de pago y ofrecerle flexibilidad, que es lo que más suele ocurrir”.

A los profesionales que quieren abrir su propia clínica, Rodríguez les plantea tres preguntas antes de que comprometan sus ahorros:

“¿En qué área vas a abrir? ¿Cómo vas a obtener los pacientes? ¿Con qué capital piensas contar para maniobrar el negocio hasta que comience a ser rentable?”

La ubicación exige estudiar la competencia y las posibilidades de incorporarse a las redes de seguros. Participar en una de ellas no significa que la aseguradora vaya a llenar la agenda.

“Los médicos piensan que, porque participan con los seguros, los seguros les van a referir pacientes, y no funciona así. También les pregunto: ‘¿Qué vas a hacer diferente para que ese paciente venga a ti y no vaya a la oficina de al lado?’”

El recuerdo de su primera clienta todavía acompaña a Rodríguez. Fue la profesional de la salud Amisaday Moraga, con quien había coincidido en una oficina médica.

“Me llamó y me dijo: ‘Voy a abrir una clínica y quiero que tú me hagas la facturación’. Ella comenzaba y yo también. Lo que más me preocupaba era que mi resultado fuera la causa de que cerrara su negocio, porque yo iba a manejar su resultado financiero. ¿Cómo conseguí demostrarle que podía hacerlo? A través de los resultados numéricos. Los números hablan por ti”.

LL Billing nació en casa de Rodríguez en 2021, mientras intentaba conciliar las exigencias de un negocio en los comienzos con su vida como madre y esposa.

“Ser mujer, madre, esposa y empresaria al mismo tiempo tiene muchos retos. Mi esposo ha sido mi apoyo para manejar la familia, el negocio y las decisiones difíciles”, asegura.

Boris Hernández, su esposo y socio, fue quien más insistió en que convirtiera la experiencia acumulada en una compañía propia. “Fue realmente idea de él, porque creía en mí cuando yo aun no creía. Me decía: ‘Dale, que tú puedes’, incluso cuando yo pensaba que era demasiado”.

Rodríguez extiende ese agradecimiento a su madre, su tía y su abuela, quienes la han ayudado con el cuidado de sus hijos mientras trabaja. Esa red familiar, junto con el equipo de la empresa, forma parte del crecimiento que hoy proyecta a escala nacional.

Cinco años después de la apertura, y con nueve de experiencia total en el sector, mantiene la capacitación ante los cambios en códigos, reglas y exigencias de las aseguradoras. Sin embargo, cuando define lo que distingue a LL Billing, no habla primero de tecnología ni de volumen.

“Mi diferencia ha sido lograr que a mi equipo realmente le importe el resultado financiero de una oficina médica. No somos una compañía que solo envía reclamaciones a los seguros; somos aliados de cada clínica”.

Esa mirada incluye a los trabajadores que dependen de la estabilidad de cada clínica. “Nosotros no trabajamos únicamente para el médico, trabajamos para todo su equipo. Si la oficina no tiene salud financiera, terminan afectadas demasiadas familias”.

Por eso, Rodríguez pide no ver como una cantidad menor una cuenta pendiente de 150 dólares. “Ese dinero que se dejó de ganar es dinero que el doctor necesita para pagarle el salario a un empleado que también tiene responsabilidad con su hogar y su familia.”

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