Especial: Rafael Marrero*

En los próximos 90 días el gobierno federal de Estados Unidos gastará más de $290.000 millones de dólares como parte de su impulso del cuarto trimestre para adjudicar y ejecutar todos los fondos comprometidos en este año fiscal. Las agencias federales del gobierno deberán ejecutar los fondos para el 30 de septiembre de 2019, o los perderán de sus presupuestos anuales. Este es un buen momento para que su empresa hispana pequeña y mediana (PyM) se registre con el Gobierno federal y empiece a promocionar sus productos y servicios con el comprador más rico del mundo: El Tío Sam.

Con este objetivo en mente, creé una lista práctica de los diez ingredientes secretos para hacer negocios con el Gobierno, el cliente más rico del mundo, el gobierno de EEUU. ¡Éxito!

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1- Desarrolle un plan estratégico:

  • Determine si el gobierno compra su producto o servicio.
  • Investigue cuáles agencias son las principales compradoras de los bienes que ofrece.
  • Indague qué tipo de agencia necesita sus productos o servicios.
  • Clasifíquelas según el criterio de compra en el que basan sus decisiones (Certificación 8(a), proyecto apartado para pequeños negocios, modalidad: completo y abierto, Programa GSA, etc.).
  • Determine su capacidad para cubrir las necesidades actuales de la agencia.
  • Establezca qué tipo de valor le aportará al Gobierno.
  • Planifique el personal y los recursos financieros que su empresa invertirá en la obtención de contratos gubernamentales.
  • Seleccione un miembro de su equipo para mantener las relaciones con los especialistas de contratación del Gobierno y el personal de procura.

2- Registro en SAM y Obtención de las Certificaciones Necesarias:

  • Obtenga un número DUNS de Dun & Bradstreet.
  • Regístrese en SAM.GOV
  • Solicite y obtenga certificaciones socio-económicas para pequeñas empresas de CERTIFY.SBA.GOV para las que su negocio pueda calificar antes de iniciar sus esfuerzos de comercialización con el gobierno.

3- Poner orden en las finanzas:

  • Ajuste su sistema de contabilidad en cumplimiento con las reglas de contratación del Gobierno, mejor conocida como DCAA.
  • Revise anualmente la información de su empresa en Dun & Bradstreet (https://www.dnb.com). Corrija cualquier error en los datos.
  • Establezca líneas de crédito para demostrar solvencia ante su nuevo comprador gubernamental.

4- Cree un resumen de capacidades corporativas (“capability statement”) de alta calidad y de no más de una página:

Tenga información de su empresa disponible y lista para enviar por correo electrónico. Incluya las seis “Cs” de su información vital:

  • Descripción de sus capacidades
  • Códigos
  • Clientes
  • Contratos
  • Competencias principales
  • Información de contacto

5- Desarrolle una infraestructura dentro de la empresa para apoyar los esfuerzos de comercialización:

  • Esté listo para preparar respuestas a licitaciones con propuestas técnicas y financieras adecuadas.

6- Enfóquese en pocas agencias federales (las 5 principales para su negocio) al mismo tiempo:

  • Al determinar cuáles son sus cinco (5) agencias principales, investigue qué divisiones operativas compran sus productos y servicios y concentre sus esfuerzos en ellas.
  • Es más probable que genere más contratos si concentra sus esfuerzos en pocas agencias donde ha demostrado su rendimiento.

7- Registro gratis en FedBizOpps: https://www.fbo.gov/

  • Responda a las búsquedas de proveedores, siempre que le sea posible.
  • Proactivamente, hágase conocer entre los tomadores de decisiones.
  • Influya éticamente en la formulación de la estrategia de adquisición del gobierno.
  • No se siente a esperar a que anuncien las oportunidades de licitación.
  • Prepárese con antelación para recibir la solicitud de propuesta.

8- Considere enfocarse en Contratistas Principales para ganar experiencia y acumular un historial:

  • Como pequeño negocio, enfocarse en los contratistas principales para actuar como subcontratista es una buena manera de ganar experiencia y establecer un historial. Es otra manera de demostrar que ha trabajado exitosamente con una agencia federal.
  • No olvide que a los Contratistas Principales (“Primes”) se les requiere por ley federal tener e implementar un plan de subcontratación con pequeñas empresas de un 33,7% del monto total del contrato si éste es mayor a $700.000 dólares. Esto representa una buena oportunidad para su pequeña empresa.

9- Asista a la mayor cantidad posible de reuniones cara a cara con compradores, oficiales de enlace o especialistas en pequeños negocios y tomadores de decisiones de procura:

  • Asista a sesiones de promoción de proveedores.
  • Reúnase con los especialistas en pequeños negocios fuera de las sesiones mensuales de promoción de proveedores.
  • Obtenga los nombres de los tomadores de decisiones clave de procura dentro de sus agencias objetivo - aquellas que compran sus productos y servicios - y reúnase con los gerentes de programa, el oficial de contrataciones y los representantes técnicos de los contratistas.
  • Insista en hacer una presentación del resumen de capacidades, cara a cara, con la agencia.
  • Asista a conferencias locales, regionales y nacionales.

10- Consiga un Contrato Maestro con el GSA (“GSA Schedule”) u otro vehículo de contratación federal:

  • La Administración de Servicios Generales de Estados Unidos (GSA) establece contratos gubernamentales amplios con firmas comerciales, lo que le permite al gobierno realizar compras directas.
  • El GSA mantiene 40 contratos maestros que cubren 11 millones de bienes y servicios con un monto anual de compras de $50 mil millones de dólares.
  • Diríjase a http://www.gsa.gov para mayor información. Quizás algunas agencias fuera de su radar puedan contactarlo para comprar sus productos o servicios por ser parte del Programa GSA.

* Rafael Marrero es el principal experto a nivel nacional de la Cámara de Comercio Hispana de los EE UU (USHCC) en materia de contratación federal, graduado de las universidades de Stanford y Cornell. Marrero es autor del aclamado libro "La Salsa Secreta del Tío Sam", el primer manual de contratación gubernamental escrito para la comunidad hispana, disponible exclusivamente en Amazon.com

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